翻译企业为什么要建立知识库?

在企业生产各个环节中,我们都会遇到各种各样的问题,尤其是新上岗的员工。

对于新员工,我们通常很难给他很长很长的时间去完全熟悉、消化公司的各项资料,比如项目流程、工具使用指南、客户指示等。在简短的培训完成后,后面他肯定会遇到问题,比如新来的一个项目,这些文件以前没见过,该怎么进行分析?这个项目有哪些特殊的规定?这个客户以前的项目有没有留下项目总结呢?

而对于老员工,对于常规项目及注意事项都非常熟悉,他们则通常是重复性的问题,比如电脑坏了,重装了系统和 CAT 工具,面对新装的系统,可能会不记得先前的一些设置,现在要到处找具体的设置,或者是如何设置。IT 问题还好,可以找网络工程师帮忙,如果不是 IT 问题,就只能看自己有没有记录文档,或者问同事有没有相关的记录文档,如果没有那就只有问谷歌了。

对于这些问题,第一次出现时,我们解决了,如果没有将解决问题的方法留存下来,并且让所有员工随时都能方便的查阅,那一定会不断重复,每一次重复,都是在浪费我们的成本。

如果是这样的一种情景,每次公司内部人员找到一个好办法,最佳实践或实用流程时,他/她都将此信息记录在内部都可以看到的一个数据库中。这样每当同样问题出现时,就不用再花精力和时间寻找解决之道,人人都可以按照标准流程走,快速解决问题。

这个数据库,我们称之为知识库,它是公司内部知识存储中心,保存着公司一直以来的各种问题解决方法、所有客户的项目指示、各种工具的具体使用方法和最佳配置。

要有效使用知识库,翻译公司每个人都要扮演两个角色:贡献者和热忱的读者。作为贡献者,每当找到最佳流程或需要调整流程时,都需要将相关信息记录下来,否则其他没有使用同样流程的人可能效率不会达到同等水平,或根本无法将项目继续下去。记录这些信息得有严格的规定,也需要一定时间去处理,但是是非常值得的。

但是今天的很多中小企业,在知识库建立这一块还处于空白状态,公司的所有问题要么由老板自己解决、要么各自为政,即便有人找到很好的解决方案和最佳实践,但是随着人员的流动,知识也随之被带走,好的经验没有分享出来、沉淀和保留下来。当遭遇问题时,新人又需要重新开始摸索,探寻解决之道,如此反复,长久下去对我们企业发展是非常不利的。

那么我们企业建立自己的知识库,有哪些具体效益呢?

首先,它可以避免个人知识经验的碎片化,通过日积月累这个过程,我们可以将所有新老员工的智慧和各种经验集中起来,为在职和未来的新员工提供帮助。

第二,它可以让知识学习自助化,这个对新员工是最有效了,如果企业有一套完善的知识库,新员工的培训时间可以减短,我们可以只培训一些重要的,以及如何使用知识库,接下来新员工就可以自己慢慢学习了,遇到问题也不慌张了,上知识库一搜,三下两初二就把问题解决了,这样对加快新人成长,能起到立竿见影的效果。

第三,我们可以通过知识库系统,梳理我们平时的问题解决方法,让这些知识结构化、系统化。

第四,对于我们内部的各种培训文档,可以通过知识库系统实现版本控制。如果我们每次更新内容都是在知识库上完成的,而不是外部的Word,那系统会自动进行版本管理。我们每个团队成员每次查看的都是最新版本,再也不会出现某某电脑上才是最新的,但正好该相关人员又不在的情景了。

随着内部的知识库的深入应用,每个人不断贡献自己总结或者收集的经验,而在查看他人分享的总结,我们可以进行点评,共同来完善,这就实现了我们团队的协作和知识流动。

可以说,知识库对企业的发展,团队成员快乐工作是有非常大有助推作用的,那么这个知识库,我们通常可以放哪些内容呢?也就是知识体系结构了。

我这里,就我们语言服务企业做了一点小总结,通常可纳入知识库的知识包括这些:

知识体系

1)    常规客户和常规项目的各种指示、要求、注意事项,这是平时用的最多的。
2)    软件使用指南,就是各种工具的使用说明,它属于培训资料的一部分,举个例子,Trados 的项目模板如何创建和应用,DejaVu 锁定内部重复的方法。
3)    公司日常用的各种文档 模板,有项目的,有行政人事的,等等,都可以放进来,谁要用随时下载就好。
4)    内部博客和会议文档 ,这个好理解,平时我们开会完了后,可以将会议记录直接记录到知识库,然后群发个链接大家就能看了,如果记漏了,还可以随手修订进去。
除了这些,还有很多很多,每个企业都可以根据自身的情况进行分类,形成一套适用自己的体系结构。

对于知识库的应用,我们这里列举几个国内外比较常见的产品。

产品应用

Twiki 是一个传统 Wiki 程序,它是开源的。可能很多人知道 Mediawiki,或者已经在使用中。根据我们的使用经验,Mediawiki 太通用了,也很基础,作为企业来说,要用好它,需要很多自定义或者二次开发。而 Twiki 则在通用的基础上做了一些针对团队应用所需的功能,比如更加灵活的权限配置。

有道云笔记和印象笔记,它们都是云端笔记类应用,付费租用的形式,购买后可以直接使用,无需自己部署,简单、实用。

SharePoint 和 Confluence,这两个都是商业产品,专门为企业环境开发了大量的实用功能,SharePoint 来自于微软,基于 Windows 架构,可以完美的集成到 Windows 环境,如果您公司正在使用 Windows 域、Exchange 邮箱,那用 SharePoint 会是非常棒的工具。

接下来,我们来重点看下 Confluence。Confluence 由 Atlassian 开发,Atlassian 开发的 Jira 深受全球各大软件开发企业青眯,非常好用,相同的,Confluence 也非常好用,强烈推荐大家使用。

Confluence 有几个功能是很值得肯定:

1)    编辑器,它的文章编辑器跟 Word 一样,所见即所得,它的底层虽然是 Wiki,但你丝毫不用记任何 Wiki 的语法,跟在 Word 里编辑差不多,不管是翻译还是项目经理,都能轻松使用。

2)    协作功能,所有文章都可以开放评论,在评论里像微博一样,可以用 @ 提醒某个。在文章里面呢,则可以像在 Word 里写批注,然后就此展开讨论。

3)    模板,它内部已定义好了很多好用的模板,比如会议记录、最佳实践文章等等,我们可以对这些模板进行修改,也可以新建自己的。

4)    附件支持,任何一篇文章,都可以附上 N 多附件,附件支持多文件一块上传。附件格式支持也很丰富,Office 类文档可以直接在线预览查看,不用下载,所以如果你用 iPad 登录 Confluence,你将能很方便查看这些文件,无需安装像 Pages/Numbers 这些 Apps 了。

5)    版本控制与管理,它的版本历史支持无限,文章和附件都支持自动化版本控制。

除了这些,还有很多其他的功能,在这里就不一一说了,有兴趣的朋友可以访问官网看看详细的介绍。

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