Office文件翻译的几点实践经验

Word、Excel和PPT文件是最常见的文件,看似简单,实质较为复杂。原因在于Office版本多(2003一直到2019),文件的样式非常多样化,例如,Excel文件包含网页元素、下拉列表、复选框、有密码保护无法编辑等等。Word包含标注(Callouts)、文本框(流程图)、内嵌对象、特效等等。

在使用CAT(翻译辅助软件)处理这些文件时,可能会碰到各类问题,例如,标记(tag)多;无法正常提取文件中的内容。当碰到这样的问题时,将会很考验项目准备人员的能力。

我们建议在准备文件时候,首先试验文件的转入和转出,查找可能存在的问题,这样在发现问题后,可及时解决,避免潜在的后续处理成本。以下是关于文件转换的一些通用建议:

• 保持CAT版本的一致性,即用什么版本转入文件,就用什么版本翻译和编辑,最后用相同的版本转为目标语言文件。

• 尽量选用较新版本的程序,较新版本的CAT往往增强了文件支持并修复了过往Bug,因此相对而言文件的转入和转出更为稳定,例如Trados系列,Trados 2019则支持更高版本、或格式更为复杂的文件,例如,包括下拉列表、复选框的Excel文件、Framemaker 2019。较旧的版本SDL Trados功能明显弱一些,并且不能支持一些较新的文件。

• 清理文件,去掉无用的格式,减少Tag。建议使用标记消除器

• 将源文件换一种格式。例如,*.doc转为*docx。

• 最后,如果转换出来的目标语言文件,格式发生了较大变化,不建议手工慢慢排版,这样会很耗费时间,我们只用重新预翻译下原始文件即可。

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